Cel przetwarzania 

Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych 

Prawnie uzasadniony cel,  
jeśli występuje 

Zawarcie i wykonanie umowy  z klientem lub kontrahentem, podwykonawcą. 

Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO 
 
Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat. 

Systeq w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/współpracownikami klientów i kontrahentów, podwykonawców.

Rozpatrywanie skarg  i reklamacji. 

Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO 
 
Przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji. 

Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów, podwykonawców. 

Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi. 

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO 
 
Przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. 

Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/współpracowników klientów, kontrahentów lub podwykonawców.                                                            

Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych. 

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO 
 
Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeśli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. 

                                                                            - 

Prowadzenie rekrutacji. 

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO 
 
Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. 

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/ współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. 

Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. 

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO 
 
Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą  
Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych 
przez nas działaniach. 

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.

Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. 

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO 
 

Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne, i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód.

Do czasu wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostać z nami w kontakcie i otrzymywać od nas informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Systeq i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).

Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.

Monitoring na terenie administratora danych w celach podniesienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji. 

Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO 

Nagrania obrazu przetwarzane są wyłączeni do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu.

Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywający na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP). 

Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami  i współpracownikami. 

Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO  
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO 
 
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich pracowników i zleceniobiorców raport informacyjny, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń. 
  

Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.